Як сортувати в Excel

Microsoft EXCEL – програма, завдання якої: аналізувати дані, проводити розрахунки, вести бухгалтерську звітність і т.д.

Сортування – це висновок інформації згідно з визначеним порядком, заданим параметрам, впорядкування цієї інформації і її аналіз (за алфавітом, від більшого до меншого, за своїм форматом).Excel

Сортування в Microsoft EXCEL 2003

Варіант 1.

  1. Відкрити саму програму і заповнити інформацією, яка в подальшому буде використовуватися. Перед сортуванням розкрити всі приховані рядки або стовпці, якщо форматується вже готова таблиця.
  2. Виділити повністю весь діапазон даних (наприклад, рядки A, B, C, стовпці A, B, C, D, E), ні один рядок, або стовпець, а повністю всю таблицю.
  3. На панелі управління відкрити меню Дані, за допомогою списку задати Сортування, ця команда відкриє окреме віконце Сортування діапазону, де вказуються умови сортування:

– впорядкувати за (внести за якими даними буде відбір – стовпці A, B, C, D, E), встановити курсор на той, ознака, по якому буде проведено розподіл: за зростанням або спаданням (наприклад, щоб з’ясувати, скільки відмінників і хорошистів в класі);

– для більш складного сортування використовуються кілька поєднання:

Потім по – наприклад, спочатку розподілити значення оцінок учнів від більшого до меншого, потім по – оцінки по російській мові;

В останню чергу, по – якщо продовжити приклад, то в цьому параметрі можна вказати, скільки високих оцінок по російській мові саме у дівчаток

Після заповнення всіх необхідних умов сортування, вибрати: Ідентифікувати діапазон за підписами або позначенням перших рядків (частіше використовують перший варіант, але функціональніша другий) і натиснути ОК. Розподіл значень по заданих параметрах виконано.

2 варіант – розподіл даних, використовуючи контекстне меню.

Виділити дані, що підлягають відбору, правої кнопки мишки відкрити контекстне меню, далі зайти в меню сортування, і можна відразу впорядкувати від А до Я, і навпаки, або вибрати умови настроюється сортування.

Варіант 3 – з використанням інтелектуального фільтра.

  1. Виділити повністю лист 1, натиснувши в верхній лівому кутку Ліста 1 значок виділення. Далі перевести курсор мишки до панелі управління, вибрати знову в меню Дані, але тепер в випадаючому списку перейти в Фільтр, далі Автофільтр, тепер можна проводити сортування по кожному колонку, наприклад, вибрати скільки з усіх співробітників саме Іванових, і скільки з них народилися в травні.

Таке сортування частіше використовується в бухгалтерській звітності, коли значень багато і потрібно постійно змінювати параметри пошуку.

Сортування в EXCEL 2007

  1. Виділити весь діапазон комірок, який необхідно відсортувати.
  2. Відкрити вкладку (розташована на панелі швидкого доступу), потім меню Сортування і фільтр, там же відразу вибрати сортування за алфавітом – від А до Я, і навпаки або задати настроюється розподіл значень, при підборі декількох даних вибірки (наприклад, скільки з усіх учнів в класі хлопчиків, і у кого з 40 розмір взуття).

Тоді в діалоговому вікні сортування, в першу чергу, визначити за якою ознакою виробляти підбір, далі додати рівень і задати додаткові умови в рядку Задати по. Коли всі ознаки позначені, підтвердити правильність своїх дій, натиснувши ОК. Сортування закінчена.

Також можна застосувати список команд, що викликаються кліком на праву кнопку мишки, де відразу можна відзначити Сортування і позначити умови відбору.

Або скористатися автоматичною фільтрацією:

крок 1 – виділити весь лист 1;

крок 2 – вибравши на головній панелі меню Сортування і фільтрів, команду фільтрування. Це зручно, щоб робити вибірку по 5-10 ознаками.

EXCEL 2003 і 2007 дуже зручні і зрозумілі, але їм на зміну прийшли вже нові, модифіковані EXCEL 2010 2013 і. І у більшості користувачів продукту Microsoft Office встановлені ці версії продукту.

Сортування в EXCEL 2010

Крок 1 – позначити необхідні стовпці даних функцією виділення тексту.

Крок 2 – розкрити функцію Сортування і фільтрів на Головній панелі, в групі Редагування.

Крок 3 – Фільтр текстові значення (прізвища, імена, назви продуктів і т.д.), можна визначивши параметр розподілу даних, такий як Сортування від А до Я або від Я до А. Аналогічний підбір даних відбудеться, якщо натиснути правою кнопкою мишки на позначений фрагмент і тим самим відкрити Контекстне меню, де обираються умови сортування за алфавітом.

Крок 4 – для сортування чисел (грошові значення, суми товарів їх вага та інше), виділити стовпець з потрібними даними і зайти в меню Сортування і фільтрів, далі сортувати від мінімального до максимального, або навпаки. Також можна це зробити за допомогою контекстного меню.

Автофільтр також і EXCEL 2010 як і у попередників є найзручнішим способом сортування при роботі з великою кількістю аналізованих даних (розмір, матеріал, виробник). Скористатися Автофільтри легко, потрібно зайти в меню сортування і фільтрів на панелі завдань (Головна), далі встановити фільтри. Обов’язково перед роботою з автоматичними фільтрами виділити повністю лист 1, розгорнути приховані терміни або стовпці.

Сортування в EXCEL 2013/2016

  1. Просте розподіл всіх даних по 1 ознакою здійснюється шляхом послідовного виконання команд на панелі Головна – Сортування і фільтр:

– Сортування від А до Я або від А до Я (якщо йде відбір текстовому форматі);

– Сортування від мінімального до максимального і навпаки, якщо досліджувані даних числа,

– Сортування від старих до нових і від нових до старих, якщо використовуються в діапазоні відбору дати і потрібно їх упорядкувати в хронологічному порядку.

Можна також використовувати Контекстне меню, де автоматично закладена функція сортування і можна обрати її необхідний рівень.

Щоб зробити сортування по декількох умовах, необхідно здійснити наступний порядок дій:

крок 1 – позначити потрібні осередки виділенням,

крок 2 – перейти в головне меню – Дані – Сортування.

крок 3 – відкриється вікно під назвою «Сортування», де можна задати рівні для розподілу даних.

Авто фільтрування може забезпечити додаткову зручність сортування (на сторінці «Головна» вибрати функцію «Фільтр»).

Ссылка на основную публикацию